Yammer: il social network aziendale per creare connessioni, migliorare comunicazione e produttività

Come l’introduzione di un social network aziendale può favorire la produttività e la comunicazione.

Quando presentiamo alle aziende Yammer, la soluzione di social networking del pacchetto Microsoft O365, a volte incontriamo dubbi o perplessità sull’efficacia dell’iniziativa nel contesto aziendale.
I dubbi più grandi riguardano la governance, la gestione delle criticità e la possibilità di lasciare libertà ai dipendenti di discutere o a volte l’utilità stessa del social in ambito aziendale.

Certo occorre pianificare bene l’introduzione di una nuova iniziativa di social network, con una strategia di adozione dei nuovi strumenti, con una visione chiara degli obiettivi da conseguire e degli scenari aziendali su cui intervenire. Occorre individuare alcune figure chiave all’interno dell’azienda che si occuperanno di gestire e diffondere la nuova cultura aziendale, seguendo gli step giusti si otterranno vantaggi positivi e un miglioramento generale del clima aziendale.

Quando aiutiamo le aziende in questo processo di adozione ci accorgiamo dei grandi cambiamenti che avvengono in tutta la struttura e la buona riuscita dell’iniziativa si percepisce, è reale, condivisa da tutti gli attori.

Il modo di comunicare e di lavorare è completamente cambiato, oggi abbiamo bisogno di reperire informazioni velocemente, di creare connessioni e di collaborare in mobilità, sviluppare nuove idee in modo flessibile e immediato. La visione gerarchica aziendale lascia il posto a un approccio fatto di reti di persone, di conoscenza e collaborazione.

Spesso si sottovaluta il potere delle community ma sempre di più i dati e le esperienze dimostrano che connettere le persone migliora la produttività, la comunicazione, la nascita di nuove iniziative spontanee e potenti per l’azienda.

Vediamo quali sono i principali vantaggi nell’introdurre una community aziendale con Yammer:

Risolvere problematiche importanti in modo veloce

Avere uno spazio di comunicazione dedicato dove poter convogliare i feedback su alcuni flussi aziendali, le problematiche incontrate e le soluzioni applicate aiuta tutta l’azienda a risolvere e superare i colli di bottiglia e le difficoltà. Inoltre, a volte può essere complicato trovare un’informazione utile legata a una problematica ma utilizzando un gruppo specifico dove poter conservare tutte le soluzioni studiate aiuta gli attori coinvolti a raggiungere l’obiettivo più velocemente.

Condividere informazioni chiare per tutti

Yammer favorisce una comunicazione trasversale tra team, sedi e dipartimenti. Spesso nelle aziende ogni ufficio ha una serie di informazioni che sarebbe utile condividere con tutti o con altri uffici ma utilizzando le email come strumento di comunicazione principale si creano tante conversazioni univoche, versioni duplicate dei documenti con il rischio di avere copie obsolete che circolano. Creare un gruppo con le persone che devono condividere alcune informazioni aiuta ad avere un unico punto dove poter accedere, consultare e discutere sui documenti. I documenti ufficiali risiedono nel repository principale di Sharepoint e attraverso Yammer si può creare una discussione utile a tutti sulle informazioni importanti che devono essere condivise. Inoltre, se ci sono comunicazioni utili a tutti si possono condividere come annuncio e arrivare all’intera società evitando di disperderle attraverso la posta elettronica.

Collaborare con team di lavoro dislocati su sedi diverse

Molte società che utilizzano Yammer avevano la necessità di far collaborare i loro team dislocati su sedi diverse, attraverso il social network aziendale hanno raggiunto l’obiettivo di far sentire connessi i team di lavoro e farli collaborare più velocemente e in modo proficuo pur essendo fisicamente in sedi geografiche diverse.

Creare un senso di comunità e stimolare la voglia di collaborare

Far sentire le persone parte di una comunità stimolandole a condividere il loro lavoro, incuriosendole a scoprire come ogni parte dell’azienda crea valore produce un clima positivo, favorisce lo scambio e l’aiuto reciproco tra le persone e migliora la comunicazione.

Far sentire i dipendenti coinvolti e allineati alla visione aziendale ascoltando le esigenze e le criticità

La community aiuta i dirigenti a comunicare meglio ai dipendenti la visione che l’azienda ha a cuore, li fa sentire coinvolti e importanti nel conseguire gli obiettivi e da l’orientamento a tutti per “remare” nella stessa direzione. Le iniziative di social networking aziendale di successo comprendono la responsabilità di voler davvero risolvere le problematiche aziendali attraverso l’ascolto genuino delle difficoltà e criticità incontrate dai reparti aziendali e dalle persone. I casi di successo dimostrano che i processi diventano più fluidi, la produttività aziendale aumenta e il turn over del personale si azzera con la giusta strategia di ascolto e gestione delle criticità.

Favorire una comunicazione aperta e fornire soluzioni di conversazione adatti ai “millenials”

I millenials che entrano in azienda sono abituati a comunicare attraverso i social e le app di comunicazione istantanea. Fornire loro una piattaforma dove poter comunicare con le stesse modalità li aiuta a collaborare in modo aperto e facile, a sentirsi compresi e a condividere meglio con i colleghi di altre generazioni.

Premiare le iniziative più brillanti e i talenti che apportano miglioramenti all’azienda

Sulle piattaforme sociali aziendali è possibile creare contest, sfide e stimolare il brainstorming creativo per arrivare a nuove soluzioni e idee. È possibile premiare e menzionare le persone che hanno portato il loro contributo in un progetto o hanno aiutato con il loro talento a risolvere una problematica.

 

Valeria Candiani
Microsoft Office 365 Product Specialist  |  Community Manager Social Enterprise 

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