Rendi efficace l’organizzazione con lo schedulatore delle visite periodiche

Automatic CRM Appointment Scheduler

Una grande azienda, con clienti distribuiti in tutto il mondo, ha la necessità di automatizzare la creazione delle visite periodiche presso i propri clienti per verificare il corretto funzionamento degli impianti, analizzare nel dettaglio eventuali problemi, per effettuare controlli di sicurezza e manutenzione ordinaria oppure per finalità commerciali.

Per agevolare l’organizzazione di tali attività, è necessario programmare per tempo e su larga scala questo tipo di visite. Grazie alla soluzione “Automatic CRM Appointment Scheduler”, realizzata sulla piattaforma Dynamics 365, è possibile garantire efficienza e tempestività ai propri clienti, schedulando in maniera automatica le attività previste.

La soluzione in Dynamics 365 sviluppata da Var Connect

La soluzione “Automatic CRM Appointment Scheduler” permette di gestire un meccanismo automatico che, in base alle particolari esigenze e caratteristiche dei clienti e dei relativi referenti, crea delle visite periodiche verso le diverse sedi dei clienti.

La soluzione, oltre ad una schedulazione automatica, offre la possibilità di effettuare schedulazioni on-demand per un singolo cliente.

In seguito ad una configurazione, che definisce la pianificazione degli appuntamenti, è possibile avviare la schedulazione rapidamente.

Configurazione

La prima parte della configurazione consente di definire il ciclo in cui lo schedulatore deve organizzare gli appuntamenti. All’inizio del ciclo, lo schedulatore verrà avviato automaticamente e organizzerà gli appuntamenti per tutto l’intervallo di tempo indicato. Rimarrà poi in pausa fino alla fine del ciclo, quando si attiverà nuovamente per organizzare gli appuntamenti del ciclo successivo.

Nella configurazione è possibile definire anche delle regole di inclusione ed esclusione di sedi e di referenti, per esempio effettuando la schedulazione solo per le sedi italiane i cui referenti siano automuniti.

Definito questo aspetto si passa alle configurazioni delle sedi; per ogni cliente interessato alla schedulazione sarà possibile indicare quanti e quali giorni, all’interno del ciclo, siano i migliori per effettuare le visite (per esempio il primo lunedì e il quarto giovedì del ciclo).

Queste informazioni vengono memorizzate direttamente sull’anagrafica del cliente e possono essere modificate in qualsiasi momento dall’owner/referente di riferimento.

È possibile, inoltre, creare diversi tipi di configurazione da attivare in caso di modifiche sulle logiche di schedulazione. Lo schedulatore prenderà in considerazione solamente la configurazione attiva al momento del lancio.

Gli accessi alle configurazioni dello schedulatore e dei locali sono limitati a determinati ruoli di sicurezza, modificabili a seconda delle specifiche esigenze dell’azienda.

Schedulatore automatico

Una volta conclusa la fase di configurazione il sistema sarà in grado di creare, per ogni referente interno, nell’intervallo di tempo definito, gli appuntamenti in tutte le sedi di sua competenza tenendo conto delle preferenze del cliente rispettando il calendario aziendale (es. chiusure, ferie, festività).

Gli appuntamenti così creati saranno di proprietà del relativo referente che potrà decidere l’orario esatto in cui effettuare la visita o cambiarne, in qualsiasi momento, il giorno (o l’ora).

Al termine del processo, lo schedulatore invierà una e-mail ad ogni referente e ad ogni cliente indicando il proprio calendario di visite per il ciclo appena schedulato.

È possibile anche attivare l’invio automatico di una e-mail ai singoli clienti contenente un comodo calendario riassuntivo degli appuntamenti del ciclo appena schedulato. In questo modo, anche il cliente potrà gestire meglio le sue attività e, eventualmente, contattare il referente di riferimento per richiedere modifiche alle visite programmate.

Schedulazione on-demand

Il lancio della schedulazione può essere anche effettuato manualmente su un singolo cliente, da utenti con determinati privilegi di sicurezza.

Questo permette di effettuare la schedulazione per il ciclo corrente di un cliente appena inserito. Inoltre, permette di schedulare anche gli appuntamenti per locali che non erano stati configurati correttamente prima del lancio dello schedulatore automatico (e quindi scartati dalla schedulazione).

App mobile

La soluzione proposta consente la gestione delle visite e delle attività anche su app.

In questo modo, i referenti possono visualizzare il proprio calendario degli appuntamenti, modificarli, eliminarli, o lanciare nuovamente lo schedulatore, comodamente da ogni dispositivo. 

Log

Un sistema di log dettagliato tiene traccia di tutte le sedi coinvolte indicando i dati di configurazione della schedulazione (periodo di schedulazione, clienti e area manager esclusi ecc.), gli eventuali errori, gli slittamenti delle visite rispetto ai giorni indicati dal cliente e il totale degli appuntamenti programmati.

 

La soluzione descritta migliora l’organizzazione delle attività aziendali, aumentando la soddisfazione dei propri clienti!

 

Giacinta Titolo
Team Leader Dynamics CRM & Business Consultant

 

Un grazie particolare a Daniele Ferrari per il suo importante contributo alla stesura di questo post

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