Come avviare una piattaforma di social network enterprise per la collaborazione in azienda

Yammer: l’app che aiuta la collaborazione e la condivisione di conoscenza nei team di lavoro

Yammer è l’applicazione della suite Microsoft Office 365 per la creazione di community di lavoro, dove condividere conoscenza e introdurre in azienda nuove modalità di comunicazione con le dinamiche tipiche dei social network.

Yammer ha grandi potenzialità e le aziende che lo hanno introdotto hanno migliorato significativamente la comunicazione, i rapporti interni, le dinamiche. Gli effetti positivi riscontrati sono: risoluzione delle problematiche in modo veloce grazie a una comunicazione trasversale, condivisione e crescita di idee utili alla produttività e allo sviluppo del business, emersione dei talenti, maggior soddisfazione dei dipendenti, facilità di connessione e comunicazione tra sedi fisiche lontane e team di lavoro, maggior senso di coinvolgimento e di allineamento agli obiettivi aziendali.

Introdurre un’iniziativa di social network aziendale richiede prima di tutto una strategia per favorire il cambio di paradigma, i nuovi strumenti aziendali devono essere inseriti in un piano di adozione che tenga conto della cultura e degli obiettivi dell’impresa.

Le nuove sfide su cui si dovrà lavorare sono:

  • Mettere al centro l’ascolto e la crescita del team;
  • Cambiare approccio alla comunicazione;
  • Abbracciare una cultura di condivisione della conoscenza;
  • Lavorare come una rete;
  • Avere una visione;
  • Lavorare verso obiettivi comuni;
  • Assistere il cambiamento culturale;

Il piano di adozione step by step

Gli step per l’introduzione della piattaforma:

  1. Identificare e condividere i valori aziendali;
    I valori aziendali sono fondamentali per creare una cultura condivisa nella community e un forte senso di condivisione e appartenenza.
  2. Chiarire perché si vuole introdurre Yammer:
    Quali benefici concreti ci si può aspettare?
    Quali obiettivi si vuole raggiungere?
  3. Analizzare i casi d’uso e gli scenari aziendali più significativi per l’azienda;
    Scegliere gli scenari principali in cui introdurre la piattaforma è importante per non sprecare tempo e risorse creando confusione, con una direzione chiara i risultati saranno misurabili e efficaci.
  4. Valutare l’impatto dell’iniziativa;
    Quali conseguenze ci si aspetta? 
    Come l’azienda si deve organizzare per avviare con successo?
  5. Selezionare le figure chiave che possono supportare l’iniziativa;
    Quali figure dirigenziali saranno promotori dell’iniziativa? 
    Chi nel settore IT può occuparsi degli aspetti tecnici?
  6. Definire i criteri di governance e sicurezza con tutti gli attori coinvolti;
  7. Individuare chi si occuperà dell’attività di community management;

Perché serve un community manager?

La figura del community manager è molto importante perché la piattaforma di social network abbia successo e venga sfruttata a pieno.

In particolare, il community manager ha il compito di:

  • Accogliere nuovi membri;
  • Assistere l’utilizzo degli strumenti della piattaforma;
  • Incoraggiare la conversazione, dirigerla e moderare;
  • Incoraggiare la condivisione di successi, individuare le figure chiave più attive e fare leva su di loro per rendere più partecipe la piattaforma;
  • Monitorare i gruppi, gli obiettivi e gli avanzamenti;
  • Monitorare che le linee guida di policy siano rispettate;
  • Avviare nuove iniziative di engagement e di crescita;
  • Verificare che la visione e gli obiettivi siano allineati;
  • Gestire le reazioni e le situazioni critiche;
  • Educare all’uso della piattaforma in modo adeguato;
  • Organizzare le conversazioni, fare ordine inserendo gli argomenti e portando alla luce informazioni importanti;
  • Assicurarsi che le conversazioni e le domande abbiano risposta;
  • Misurare i risultati;

Come si introduce la piattaforma?

Per iniziare si seleziona un gruppo pilota di utenti che inizieranno ad usare la piattaforma secondo lo scenario identificato nell’analisi iniziale.

I passi pratici per iniziare:

Configurare la rete a livello amministrativo e IT, inserendo tutte le informazioni per impostare correttamente la piattaforma, impostare i permessi e le caratteristiche di layout;

Costruire le linee guida e le policy inserendole in tutti i punti strategici, in modo che siano sempre visibili e consultabili con semplicità;

Preparare i materiali informativi per l’utilizzo della piattaforma, creare un gruppo di “Help” dove inserirli e in cui sarà possibile fare domande e assistere chi ha bisogno di supporto;

Decidere quali gruppi pilota far partire e inserire una descrizione chiara della finalità del gruppo, cosa ci si aspetta;

Dare il benvenuto agli utenti creando testi chiari e informativi per individuare dove trovare le risorse e quali sono gli obiettivi;

Incoraggiare le persone con piccole guide e tips sui primi passi da fare sulla piattaforma.

Come si comunica il lancio?

Il lancio della piattaforma può essere comunicato con diversi strumenti:

  • Creare un articolo o una landing page sulla Intranet aziendale per spiegare l’introduzione dell’iniziativa e inserire l’accesso a Yammer;
  • Inviare una email o una serie di email di benvenuto in cui illustrare le funzionalità e le finalità della piattaforma, le istruzioni per l’utilizzo;
  • Creare i messaggi di benvenuto su Yammer e verificare che per l’utente sia facile accedere e comprendere l’uso degli strumenti;
  • Realizzare video per presentare l’iniziativa o condividere materiali video esplicativi per formare gli utenti;
  • Creare un evento dal vivo dove comunicare l’avvio di questa iniziativa.

Idee creative per il lancio

Il lancio può essere pianificato e gestito utilizzando strategie creative, eccone alcune:

  • Per creare engagement è possibile lanciare delle competizioni e premiare gli utenti più attivi;
  • Organizzare un evento di photo shooting per scattare le foto profilo con un fotografo professionista;
  • Utilizzare applicazioni specifiche per creare uno streaming di conversazioni durante un evento per collegare la dimensione online e offline;
  • Organizzare conferenze live o eventi formativi, culturali utilizzando Yammer come rete per condividere e stimolare la conversazione;
  • Organizzare contest e condivisione di idee.

Far crescere la piattaforma

Per far crescere la piattaforma è possibile reiterare il modello di adozione precedente e mano a mano allargare l’introduzione di Yammer in tutta l’azienda.

Ecco alcuni consigli:

  • Individuare le persone più attive ed entusiaste per supportare il coinvolgimento degli altri utenti;
  • Far comprendere i vantaggi di collaborare attraverso un social network aziendale, attraverso contenuti interattivi, case study ma anche tramite testimonianze dei gruppi pilota;
  • Monitorare e premiare l’attività sulla piattaforma;
  • Incoraggiare e dirigere la conversazione;
  • Utilizzare gli argomenti per mettere in rilievo le discussioni più utili;
  • Chiarire obiettivi e finalità della piattaforma nelle diverse fasi;
  • Avviare iniziative focalizzate su un obiettivo specifico e misurabile;
  • Inviare una newsletter mensile con i progressi e i successi della piattaforma;
  • Creare aree per discussioni non lavorative dove è possibile conversare su temi culturali e liberi per favorire l’engagement tra le persone e sfruttare le dinamiche del social network;
  • Utilizzare i feedback per migliorare, essere disponibili a risolvere i problemi e premiare le idee;
  • Creare gruppi specifici per discutere di successi, fallimenti, criticità in chiave di crescita, dove cercare soluzioni condivise per far sentire le persone partecipi nel migliorare la vita lavorativa;
  • Incoraggiare la condivisione, il contributo personale, i talenti;
  • Favorire la partecipazione delle figure chiave dirigenziali che con la loro presenza possono divulgare la filosofia aziendale e ispirare ai valori ma anche rendersi disponibili a dialogare con tutta l’azienda;
  • Misurare i risultati e modificare la strategia se necessario.

 

Valeria Candiani
Microsoft Office 365 Product Specialist  |  Community Manager Social Enterprise 

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